Come diventare ogni giorno più produttivi!

Fermatevi un attimo e provate a immaginare una persona di gran successo.

Fatto?
Perfetto.

Ciò che rende quella persona di successo è che ha imparato come usare il proprio tempo in modo efficiente. Si è creato delle abitudini da seguire. In comune di sicuro avete le stesse 24 ore in un giorno.

Nel momento in cui vi svegliate, avete a disposizione una lavagna pulita.
Nel momento in cui aprite gli occhi, avete a disposizione una nuova intera giornata.
Pieno controllo e potere per indirizzare la giornata nel modo desiderato. È necessario quindi imparare a utilizzare questa preziosa risorsa, perché non potrete mai tornare indietro.

Ma in modo pratico, cosa può aiutare a diventare maestri nella gestione del tempo personale?

Se vi aspettavate una fantastica lista di To-Do, mi dispiace. Non la troverete di certo qui. Troverete delle linee guida e consigli, ma che dovrete adattare al vostro modo di vivere e lavorare.

Questo articolo si compone di 3 parti:
1) Valutare come state spendendo il vostro tempo.
2) Come ottenere più tempo.
3) Come utilizzare il vostro tempo in modo più efficiente.

1) Valutare come si sta spendendo il proprio tempo

Viviamo nell’era della distrazione.
Per questo motivo abbiamo bisogno di prestare particolare attenzione a come spendiamo il nostro tempo.
In primo luogo, valutate quante ore spendete per ogni attività quotidiana.
Una volta che avete la spesa giornaliera totale, moltiplicatela per 7. Questo è il tempo totale speso per l’attività in una settimana. Fate questo per ogni attività, e quindi sommate tutti questi tempi . Quindi sottraete il totale da 168 (ore totali in una settimana).

Internet e TV: ____ X 7 = ____ (il totale settimanale).

Lavoro o Università:

Socializzare con gli amici:

Trascorrere del tempo con il partner / famiglia:

Leggere per piacere:

Pulizia della casa:

Preparare il cibo / mangiare:

Altro:

Sommare i totali: ____.

E sottrarre le ore settimanali totali:

168 -____ (il vostro totale settimanale) = ____.

Il numero risultante vi darà la panoramica su come passate il tempo e vi farà percepire meglio la quantificazione.
Il prossimo passo è quello di definire le più grandi perdite di tempo (attività su cui spendiamo tempo ma che non contribuiscono ai vostri obiettivi).
Tornate alla lista e siate onesti con voi stessi. Quale delle attività elencate è una perdita di tempo e non vi servono a niente?

Facebook?

Youtube ?

TV?

Bene, cominciate a combattere le cattive abitudini.
Ad esempio provate ad utilizzare StayFocusd, un’estensione di Google che vi permette di bloccare applicazioni e pagine web per un determinato periodo di tempo.
Ora che ho limitato il mio tempo sul Facebook a soli 10 minuti al giorno, ho subito trovato il tempo per scrivere questo articolo! Oltre a non avere più una scusa per distrarmi durante il giorno… Inoltre questo esercizio vi permette di stabilire quali cose sono una priorità e quali no.

Ora che avete valutato lo stato in cui vi trovate, passiamo al secondo step del processo.

2) Come ottenere più tempo

Ci sono un paio di suggerimenti per ottenere davvero più tempo durante la vostra giornata.

Ottimizzate il sonno e alzatevi presto.

Con “l’ottimizzazione del sonno”, voglio dire che dovreste trovare il momento migliore in cui andare a letto ogni notte e scoprire il momento ideale in cui dovreste alzarvi per massimizzare l’energia e la salute.
Per me stabilire l’abitudine di alzarsi presto ha avuto grande impatto, perché mi ha permesso di “liberare” diverse ore da dedicare a me stesso e i miei obiettivi. Quando si tratta di alzarsi presto, i miei suggerimenti sono i seguenti:

Andate a letto sempre alla stessa ora

Cominciate ad alzarvi prima, gradualmente. Se siete abituati ad alzarvi alle 8 del mattino, e il vostro obiettivo sono le 06:00, iniziate con 07:50, poi 7:40, e così via.

Recuperate i tempi morti

Dead Time = tempo speso per attività che non si possono eliminare, ma può essere utilizzato in modo più produttivo.
Esempio: il pendolarismo / fare la spesa

Al fine di essere produttivi, trovate qualcosa che si può fare pur essendo impegnati in queste attività. Le opzioni possibili sono: l’ascolto di audiolibri / podcast / lettura di libri / lettura articoli / … L’idea principale è quella di fare qualcosa che vi darà valore nel mentre eseguite delle attività che non possono essere eliminate.

3) Come utilizzare il vostro tempo in modo efficiente

Fissate i vostri obiettivi

Se NON scrivete e prefissate i vostri obiettivi, è abbastanza facile perdere tempo “a caso”. Ecco perché è così importante allocare le proprie risorse ed energie di modo che siano allineate con gli obiettivi a lungo termine.

Questo è importante perché se sapete cosa state cercando di raggiungere, sarete in grado di dirigere la vostra attenzione sull’obiettivo stesso.

Gli obiettivi funzionano come la lente di una macchina fotografica. Se impostate l’obiettivo e mettete a fuoco correttamente, sarete in grado di ottenere un’immagine chiara e nitida. Se è fuori fuoco, la vostra immagine sarà sfocata.

Quando si tratta di fissare obiettivi, online ci sono tonnellate di linee guida. Ma qui vorrei mantenere le cose semplici.
Focus su un anno di anticipo e impostare 3-5 obiettivi principali, per le cose più importanti della vostra vita (lavoro, salute, relazioni sociali, la crescita personale, viaggi, ecc).
Scriveteli in modo specifico e coniugateli come se li aveste già raggiunti.

Esempio:

La mia conversazione è fluente (B2) in mandarino Cinese, 01/12/2016.

Naturalmente scrivete degli obiettivi che oggettivamente potete raggiungere.

Effetto leva

Qui è possibile implementare il Principio di Pareto o la regola 80/20.
Questo principio afferma che l’80% dei risultati proviene dal 20% delle vostre attività.
Se potessi fare solo una cosa della mia lista giornaliera di attività da svolgere, quale di queste mi aiuta a ottenere il maggior valore per il mio obiettivo?
Se potessi farne due quali sarebbero e in che ordine?

Create un rituale mattutino

Un efficace rituale mattutino è un modo incredibile per Iniziate la giornata. Creare una abitudine aiuta a raggiungere gli obiettivi.

Esempio:

Se il tuo obiettivo è quello di aprire un blog, una attività di leva sarebbe quella di scrivere un articolo ogni settimana. Il vostro rituale potrebbe essere quello di lavorare all’articolo 20 minuti ogni mattina.

Delega, elimina, e automatizza

Siamo abituati a pensare che dobbiamo fare tutto da soli. Possiamo, ma non dobbiamo.

Di tutte le attività che dovete portare a termine, selezionate quelle a basso valore di leva. Di queste decidete quali possono essere delegate a qualcun altro. Quali possono essere eliminate e quali automatizzate.

Salvagente di sicurezza

Programmate sempre una certa quantità di tempo su cui fare affidamento, nel caso in cui qualcosa non va secondo i piani.

Se un incontro è previsto per le 15:00, allora organizzatevi per arrivare alle 02:45. Giusto per essere sicuri. Oppure, se la scadenza ufficiale del progetto è 01/12/2016, impostate il lavoro come se la scadenza fosse un paio di giorni prima.

Quando le cose non vanno secondo i piani

Anche se diventate esperti in produttività e gestione del tempo, spesso ci sono circostanze esterne che influiscono i vostri piani, le vostre attività e tempi. Se ad una riunione qualcuno è in ritardo, prendete il Kindle e assicuratevi di utilizzare quel tempo in modo efficiente.

Respirate e portate pazienza.

Tenete traccia di come state investendo il vostro tempo

Questo vi permetterà di vedere che cosa causa l’inefficienza e se si può fare meglio la prossima volta.

Valutate i risultati

Una volta a settimana, sedetevi e ripensate alla settimana appena trascorsa. Che cosa è stato produttivo? Concentratevi maggiormente su questo la prossima settimana. Che cosa è stato improduttivo? Cercate di eliminare, delegare o automatizzare.

Dire di no a incontri che…

Non hanno prefissato un risultato specifico che si deve ottenere!

Non leggete e-mail fino a quando …

Avete finito con il vostro rituale della mattina!

PS: non controllate la posta elettronica compulsivamente, 4 volte al giorno basta. Fissatevi gli orari in cui controllarla.

Dire di no a cose che non stanno sostenendo i vostri obiettivi

Imparate a dire di no e mantenere la vostra vita il più semplice possibile. Ricordate che non state dicendo NO ad altri, state dicendo SI a voi stessi. 

Ricompensate voi stessi

Non ogni minuto della vostra vita deve essere pianificato! Dopo una settimana produttiva di lavoro, regalatevi un giorno pigro!

Conclusioni

L’importante è costruirsi delle abitudini ed imparare a selezionare le cose importanti che permettono di raggiungere gli obiettivi prefissati.

La realtà è che non saremo mai in grado di farlo alla perfezione, e non dovremmo nemmeno cercare di raggiungerla. Altrimenti tutto il processo diventerebbe un’ossessione.

La coerenza e la costanza è ciò che è importante.

Scegliete le tecniche che meglio vi si adattano. Vedrete cosa sarete in grado di raggiungere una volta ottimizzato il tempo… e potrete cominciare a raggiungere gli obiettivi in fila, uno dopo l’altro!